اشتراك مايكروسوفت 365 للشركات: الفرق بين الباقات وأيها يناسبك

عند البحث عن اشتراك مايكروسوفت 365 لشركتك، تجد أمامك أسماء متقاربة: Business Basic وBusiness Standard وBusiness Premium وApps for business. كثير من أصحاب المنشآت يختار الباقة الأرخص ثم يكتشف بعد أسابيع أن موظفيه يحتاجون تطبيقات سطح المكتب، أو يختار الأغلى وهو لا يستخدم نصف مزاياها. الفرق بين الباقات واضح إذا نظرت إليها من زاوية ما يحتاجه فريقك فعلًا، وفي هذا المقال نرتبها لك خطوة بخطوة.

ما الذي يشترك فيه الجميع؟

تتبع هذه الباقات عائلة خدمات مايكروسوفت 365 للأعمال، وتشترك في أساس واحد: لوحة إدارة مركزية تضيف منها المستخدمين وتحذفهم وتوزع عليهم التراخيص، وحسابات مرتبطة باسم منشأتك لا بأسماء الموظفين الشخصية. وتشترك أغلب الباقات في خدمة التخزين السحابي OneDrive، وفي أن اشتراكها يُدفع لكل مستخدم.

كذلك تُصمَّم باقات الأعمال هذه للمنشآت التي لا يتجاوز عدد مستخدميها حدًّا أعلى تحدده مايكروسوفت (300 مستخدم وقت كتابة المقال). إذا كنت أكبر من ذلك فستنظر في باقات المؤسسات. تحقق دائمًا من الصفحة الرسمية لمايكروسوفت لأن الحدود والمزايا والأسعار تتغير من وقت لآخر.

Business Basic: للفريق الذي يعمل على المتصفح والجوال

هذه الباقة هي نقطة البداية. تعطيك بريدًا إلكترونيًا باسم نطاقك، وتطبيق Teams للاجتماعات والمحادثات، ومساحة تخزين على OneDrive وSharePoint لمشاركة الملفات. أما برامج Word وExcel وPowerPoint فتعمل فيها عبر المتصفح أو تطبيقات الجوال فقط، دون نسخة مثبتة على الحاسب.

تناسب Business Basic المنشآت التي يعتمد موظفوها على البريد والاجتماعات أكثر من إعداد الملفات المعقدة، مثل فريق مبيعات متنقل أو موظفي خدمة عملاء. وإذا كنت تبدأ من الصفر في إنشاء بريد للشركة، فيمكنك الاطلاع على خطوات إنشاء بريد إلكتروني باسم نطاقك قبل اختيار الباقة.

Business Standard: الخيار الأكثر توازنًا

تضيف Standard إلى ما سبق نسخ سطح المكتب الكاملة من تطبيقات Office على الحاسب وجهاز ماك والجوال. هذا مهم لمن يتعامل مع جداول Excel كبيرة، أو مستندات طويلة، أو عروض تقديمية تحتاج مزايا كاملة، أو يريد العمل دون اتصال بالإنترنت ثم المزامنة لاحقًا.

لهذا تكون Standard غالبًا الاختيار المناسب للمكاتب والإدارات المالية والإدارية، أي لكل فريق يقضي يومه أمام ملفات Office. وتتضمن عادةً مزايا إضافية في الاجتماعات والحجوزات، ويُنصح بمراجعة قائمتها الحالية عند الشراء.

Business Premium: حين يصبح الأمان أولوية

Premium تحتوي على كل ما في Standard، وتضيف عليه طبقة حماية وإدارة أجهزة. من أبرز ما تضيفه حماية متقدمة من التهديدات عبر Microsoft Defender for Business، وإدارة الأجهزة والتطبيقات عبر Intune، وسياسات وصول مشروط تقرر من يدخل إلى بيانات الشركة ومن أي جهاز.

تفيدك هذه الباقة إذا كان موظفوك يستخدمون جوالاتهم الشخصية للوصول إلى البريد والملفات، أو إذا كنت تتعامل مع بيانات عملاء حساسة، أو إذا كانت جهات تتعامل معها تطلب منك ضوابط أمنية أوضح. وهي مرتبطة بما نتناوله في صفحة الأمن السيبراني، فالحماية لا تتحقق ببرنامج واحد بل بمجموعة ضوابط تعمل معًا.

Apps for business: التطبيقات دون بريد

تقدم هذه الباقة تطبيقات Office المثبتة على الجهاز مع مساحة OneDrive، لكنها لا تتضمن بريدًا إلكترونيًا ولا خدمة Teams كاملة بحسب تفاصيل الباقة الحالية. تناسب منشأة تملك مزود بريد مستقلًا ولا تريد تغييره، وتحتاج فقط أن يعمل موظفوها على برامج Office الكاملة.

كيف تختار الباقة المناسبة؟

اسأل نفسك الأسئلة التالية بالترتيب:

1. هل يحتاج الموظف تطبيقات Office المثبتة؟ إن كانت الإجابة لا، فقد تكفي Basic. وإن كانت نعم، فابدأ من Standard.
2. هل تعمل أجهزة الموظفين الشخصية على بيانات الشركة؟ إن كانت الإجابة نعم، ففكّر جديًا في Premium.
3. هل لديك بريد إلكتروني تريد الإبقاء عليه؟ إن كان كذلك فقد تناسبك Apps for business.
4. هل الفريق متجانس؟ يمكنك الجمع بين باقات مختلفة في المنشأة الواحدة. فتعطي المدير المالي Premium، وموظف الاستقبال Basic، وبقية الإدارة Standard.

وهذه الفكرة الأخيرة توفر على كثير من المنشآت: لا تحتاج أن تشتري الباقة نفسها لكل موظف، بل لكل دور ما يناسبه.

أخطاء شائعة عند الاشتراك

• الشراء بالعدد الكامل للموظفين دون مراجعة: كثيرون يشترون ترخيصًا لكل موظف حتى لمن لا يستخدم الحاسب أصلًا. صنّف الموظفين أولًا.
• تجاهل الإعداد الأمني: تفعيل التحقق بخطوتين وضبط سياسات الدخول خطوة أساسية في أي باقة، وهي متاحة قبل أن تفكر في ترقية.
• نقل البريد دون خطة: نقل الصناديق القديمة يحتاج ترتيبًا حتى لا تضيع رسائل أو تتوقف الاستقبال أثناء التحويل.
• الشراء الفردي من موقع الشركة المصنعة دون جهة تدعمك: قد تواجه مشكلة في الفوترة أو الإعداد وليس لديك من يتولاها.

خطوات عملية قبل أن تدفع أول اشتراك

ابدأ بقائمة بسيطة تضم أسماء الموظفين ودور كل واحد منهم، وما يستخدمه يوميًا من برامج وأجهزة. هذه القائمة وحدها تكشف لك غالبًا أن الفريق ينقسم إلى مجموعتين أو ثلاث، وأن اختيار باقة لكل مجموعة أوفر من فرض باقة واحدة على الجميع.

بعد ذلك حدد نطاق شركتك الذي سيُربط بالخدمة، وتأكد أنك تملك صلاحية تعديل سجلات DNS الخاصة به، فهي ضرورية لتوجيه البريد وتوثيقه. ثم قرر موعد التحويل بحيث لا يتزامن مع موسم ضغط في العمل، وأبلغ الموظفين بما سيتغير في أجهزتهم وكيف يسجلون الدخول أول مرة.

وأخيرًا، فعّل التحقق بخطوتين لكل المستخدمين منذ اليوم الأول، وحدد من يملك صلاحية المدير في الاشتراك. عدد قليل من المديرين أفضل من حساب مدير مشترك يعرف كلمة مروره الجميع. ولا تنتظر أن يحدث حادث حتى تضع هذه الضوابط، فإضافتها بعد وقوع المشكلة أصعب وأكثر كلفة.

الخلاصة

لا توجد باقة هي الأفضل للجميع. Basic لمن يعمل على المتصفح والجوال، وStandard لمن يحتاج تطبيقات Office كاملة، وPremium لمن يضع الأمان وإدارة الأجهزة في المقدمة، وApps for business لمن يملك بريدًا ويريد التطبيقات فقط. اختر حسب دور كل موظف، وراجع مزايا الباقات الحالية من مايكروسوفت قبل الشراء. وإذا أردت أن تتولى Role8 ترتيب الاشتراك وإعداده ونقل البريد، فتعرّف على خدمة مايكروسوفت 365 من صفحتنا.