في معرض أو فعالية خيرية يقف المتطوع أمام طاولة، ويأتي المتبرع بمبلغ نقدي أو ببطاقته، فيكتب المتطوع المبلغ في ورقة ويعطيه إيصالًا يدويًا. وفي نهاية اليوم تجلس الجمعية أمام كومة أوراق لتعرف كم جُمع، وفي أي حملة، ومن أعطى. نقطة استلام التبرعات تنهي هذه الفوضى: كاشير مخصص للتبرعات يسجّل كل عملية في حملتها ويطبع إيصالًا باسم الجمعية. في هذا المقال نشرح كيف تعمل في نجيد.
لماذا لا يكفي دفتر الإيصالات في الفعاليات؟
الاستلام اليدوي يبدو بسيطًا، لكنه يترك ثغرات تظهر لاحقًا:
- تبرع بلا حملة: يُسجَّل المبلغ مجملًا ولا يُعرف أي برنامج يخصه.
- إيصال لا يطابق السجل: يضيع أحد الإيصالات أو يُكتب بمبلغ خاطئ.
- إغلاق متأخر: تعرف الإدارة حصيلة اليوم بعد أيام، ويتأخر القيد المحاسبي.
- متبرع مجهول: لا يدخل المتبرع في سجل الجمعية ولا في تقرير الأثر.
كيف تعمل نقطة الاستلام في نجيد؟
تتوفر وحدة المتجر الخيري ونقاط البيع إضافةً لنظام نجيد، وفيها كاشير للتبرعات في المقر والمعارض والفعاليات. وأهم ما فيها:
- تبرع بضغطة: كفالة يتيم وسلة غذائية وصدقة عامة، بمبلغ ثابت أو يحدده المتبرع.
- نقدًا أو بالشبكة: مع إيصال تبرع باسم الجمعية، وخيار فاعل خير لمن يرغب ألا يُذكر اسمه.
- تبرع موثّق: كل عملية تُسجَّل تبرعًا على حملتها، وتظهر في سجل المتبرع وتقرير الأثر.
- إقفال الوردية: مجموع كل حملة مع القيد المحاسبي.
وبهذا يعمل المتطوع على شاشة واحدة، ويظهر ما يسجّله في نظام الجمعية دون إدخال ثانٍ.
لوحة نقطة البيع: ما الذي تراه الإدارة؟
تحصل الإدارة على لوحة تعرض حركة الكاشير. وهذه شاشة حقيقية من النظام التجريبي لجمعية تجريبية:
وفي الشاشة أرقام تجريبية، وهي ليست أرقام جمعية حقيقية:
- الورديات المفتوحة: صفر في هذه اللحظة، أي أن لا كاشير مفتوحًا الآن.
- المبيعات شاملة الضريبة: 1,365 ريالًا في 3 سجلات.
- الطلبات: 3 طلبات.
- متوسط الفاتورة: 455 ريالًا، وهو المبيعات مقسومة على عدد الطلبات.
- المرتجعات: صفر.
- المبيعات آخر 6 أشهر: عمود واحد يظهر في شهر أكتوبر 2026، وبقية الأشهر بلا مبيعات في هذه البيانات.
ويمكنك تبديل الفترة بين هذا الشهر وهذا الربع وهذه السنة وآخر 12 شهرًا، وتصدير ما تراه عند الحاجة.
المنتجات وطرق الدفع والورديات
ننزل إلى أسفل اللوحة لنرى تفاصيل أخرى:
- حسب طريقة الدفع: في هذه البيانات التجريبية كل العمليات نقدًا.
- أعلى المنتجات: يتصدرها بخور منزلي، ثم كفالة يتيم شهرية، ثم علبة تمور هدايا، ثم زكاة الفطر عن شخص. وهذا يدل على أن الكاشير يخدم التبرعات ومنتجات الأسر المنتجة معًا.
- المبيعات حسب الكاشير: تعرف كم سجّل كل كاشير.
- أحدث الورديات: ورديتان باسم نقطة استلام التبرعات، وحالة كل منهما أنها أُغلقت ورُحّلت إلى المحاسبة.
مثال عملي: زكاة الفطر
تحدد الجمعية قيمة الزكاة عن الشخص، ويكتب الكاشير عدد أفراد الأسرة، فتُسجَّل المبالغ في حملة الزكاة بحساب مستقل، ثم تُصرف للأسر المستحقة قبل صلاة العيد. ونفس الطريقة تصلح للأضاحي وإفطار صائم والسلال الرمضانية. ولأن الحملة لها حساب مستقل، لا تختلط أموالها بغيرها. وللمزيد عن ربط التبرع بحملته وبالمتبرع اقرأ مقالنا عن إدارة المتبرعين والحملات.
قائمة تجهيز لفعالية قادمة
- حدّد منتجات التبرع التي ستعرضها: كفالة وسلة وصدقة وغيرها.
- اربط كل منتج بحملته حتى يُسجَّل التبرع في مكانه الصحيح.
- درّب المتطوع على فتح الوردية وإصدار الإيصال.
- أغلق الوردية في نهاية اليوم وراجع مجموع كل حملة.
- افتح اللوحة وقارن المبيعات بالفعاليات السابقة.
ويمكنك الاستعانة بمساعد سند، وهو مساعد ذكي خاص بالمنشأة، للإجابة عن أسئلة فريق الجمعية حول استخدام هذه الشاشات.
الخلاصة
نقطة استلام التبرعات تجعل الطاولة في المعرض امتدادًا لنظام الجمعية: تبرع بضغطة، وإيصال باسم الجمعية، وتسجيل في الحملة والمتبرع، وإقفال وردية بقيد محاسبي. وإذا أرادت جمعيتكم رؤية ذلك على بيانات تجريبية فيسعد فريق Role8 أن يعرضه عليكم.
جرّب المتجر الخيري ونقاط البيع في نجيد
جرّب نجيد على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
