إدارة المشتريات والموردين: من طلب العرض إلى فاتورة المورد

يُرسل أمر الشراء بالبريد، ويُتفق مع المورد هاتفيًا على التعديل، ثم تصل البضاعة ناقصة أو متأخرة، وتصل فاتورة المورد بقيمة لا تطابق ما طُلب. عندها يقضي المحاسب يومًا في المطابقة، ويسأل المدير: كم اشترينا هذا الشهر ومن أين؟ نظام مشتريات جيد يختصر هذه الحلقة كلها في مسار واحد مرتب، من طلب العروض حتى سداد المورد. في هذا المقال نشرح كيف تُدار المشتريات والموردون داخل سُبرة.

أين تضيع الفرص في المشتريات؟

المشكلة نادرًا ما تكون في الشراء نفسه، بل في المتابعة. ومن الأعراض التي تتكرر في الشركات:

• عروض متفرقة: تُطلب الأسعار من موردين عدة، لكن المقارنة تتم في رسائل ومحادثات لا يجمعها شيء.
• أوامر شراء بلا متابعة: يمرّ موعد الاستلام ولا يسأل أحد عن البضاعة.
• مطابقة يدوية: تُقارن فاتورة المورد بالأمر وبالاستلام على الورق، فتظهر الفروق متأخرة.
• غياب الصورة الكلية: لا يعرف المدير من هم أكبر الموردين ولا كيف تتوزع المشتريات.

المسار في سُبرة: عرض، ثم أمر، ثم استلام، ثم فاتورة

في وحدة المشتريات والمخزون يبدأ المسار بـطلب عروض من الموردين، ثم يتحول العرض المختار إلى أمر شراء بقالب ثنائي اللغة. وعند وصول البضاعة تسجّل الاستلام في النظام، ثم تُطابَق فاتورة المورد مع الأمر، فلا تُدفع فاتورة لا تطابق ما طُلب واستُلم.

ولأن كل حركة مخزون في سُبرة لها أثرها المحاسبي الصحيح، فإن الاستلام وفاتورة المورد ينعكسان على المحاسبة دون إدخال مزدوج. فلا يعيد المحاسب كتابة ما سجّله مسؤول المشتريات.

لوحة المشتريات: من نشتري منه وماذا ننتظر؟

تضم سُبرة لوحة للمشتريات تجمع الصورة في شاشة واحدة، وهذه شاشة حقيقية من النظام التجريبي:

تعرض الشاشة عدة عناصر تفيد مسؤول المشتريات والمدير:

• أفضل الموردين: قائمة مرتبة بقيمة المشتريات من كل مورد، ورسم شريطي بجانبها. وفي هذه البيانات التجريبية يتفوق مورد واحد على بقية الموردين بفارق واضح، وهذا النوع من الصور يفيدك عند التفاوض أو عند التفكير في تنويع مصادرك.
• المشتريات حسب فئة المنتج: رسم دائري يبيّن أي فئة تأخذ حصة مشترياتك.
• استلامات متأخرة: قائمة بأرقام أوامر الشراء وقيمة كل أمر وتاريخ الاستلام المتوقع واسم المورد.

القائمة الأخيرة هي ما يبدأ به المسؤول يومه. أمر شراء مضى موعده دون استلام يعني رصيدًا ناقصًا ومشروعًا ينتظر ومورّدًا يجب أن تتصل به. وبدل أن تكتشف التأخير عند طلب العميل، تراه في قائمة تُسأل عنها كل صباح. وإذا أردت ربط ذلك بالأرصدة فاقرأ مقالنا عن حد الطلب وقيمة المخزون.

فاتورة المورد: أسرع وبأخطاء أقل

إدخال فواتير الموردين يدويًا هو أكثر أعمال المشتريات تكرارًا. ولذلك يوفر سُبرة طريقتين للقراءة الآلية:

• قراءة باركود الفاتورة: ترفع فاتورة المورد (PDF أو صورة) فيقرأ النظام باركود هيئة الزكاة، ويستخرج المورد ورقمه الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة، ثم ينشئ فاتورة مسودة جاهزة لمراجعتك. وإذا كان المورد جديدًا أضافه برقمه الضريبي.
• قراءة الفاتورة كاملة (OCR): تقرأ كل البنود بالكميات والأسعار، بالعربية والإنجليزية، وعدة فواتير في دفعة واحدة، وتنبّهك إذا لم يطابق الإجمالي مجموع البنود.

وفي الحالتين تبقى الفاتورة مسودة تراجعها قبل اعتمادها، فالنظام يختصر الإدخال دون أن يحل محل قرارك.

متى تُسدَّد فواتير الموردين؟

الشراء الجيد ينتهي بسداد في موعده. تتيح لك شاشة المحاسبة قائمة فواتير مستحقة خلال 14 يومًا برقم كل فاتورة وتاريخ استحقاقها وقيمتها:

تساعدك هذه القائمة على جدولة الدفع قبل أن تتأخر، وعلى حماية علاقتك بمن تعتمد عليهم. وتوجد في الوحدة نفسها تقارير أعمار الديون لمستحقات العملاء والموردين حسب المدة، فترى ما عليك وما لك في مكان واحد. أما إقرار ضريبة القيمة المضافة فيتوفر في سُبرة بتقارير تفصيلية للمبيعات والمشتريات جاهزة للمراجعة.

روتين أسبوعي للمشتريات

لا تحتاج إلى نظام معقد لتضبط مشترياتك، يكفي أن تلتزم بخطوات قصيرة:

1. اطلب عروضًا من أكثر من مورد لكل بند مهم قبل إصدار الأمر.
2. افتح لوحة المشتريات وراجع قائمة الاستلامات المتأخرة، واتصل بكل مورد متأخر.
3. طابق فاتورة المورد مع الأمر والاستلام قبل السداد.
4. راجع الفواتير المستحقة خلال الأسبوعين القادمين وجدول دفعها.
5. انظر إلى أفضل الموردين وتساءل: هل نعتمد على مورد واحد أكثر من اللازم؟

ويمكنك الاستعانة بمساعد آسيا، وهو مساعد ذكي خاص بالمنشأة، للإجابة عن أسئلة الفريق حول استخدام النظام.

الخلاصة

المشتريات المنظمة تبدأ بطلب عروض واضح، وتمر بأمر شراء ثنائي اللغة واستلام مسجل، وتنتهي بفاتورة مورد تُطابَق قبل السداد. ومع لوحة تعرض أفضل الموردين والاستلامات المتأخرة، ومحاسبة تتأثر تلقائيًا بكل حركة، يصبح السؤال "كم اشترينا ومن أين؟" إجابته على شاشة واحدة. وإذا أردت أن ترى ذلك على بيانات تجريبية فيسعد فريق Role8 أن يعرضه عليك.