من عرض السعر إلى الفاتورة: دورة المبيعات بدون إدخال مزدوج

يكتب المندوب عرض السعر في ملف، ثم تعيد المبيعات كتابته أمرَ بيع، ثم يعيد المحاسب إدخاله فاتورة. في كل مرة ينسخ أحدهم الأرقام نفسها، وفي إحدى المرات يختلف سعر أو كمية فيبدأ الخلاف مع العميل. برنامج عروض اسعار جيد يلغي هذا التكرار: يُكتب العرض مرة واحدة، ثم يتحول بضغطة إلى أمر بيع فتسليم فاتورة. في هذا المقال نشرح كيف تعمل هذه الدورة في سُبرة، وكيف تراقبها من لوحة المبيعات.

لماذا يضيع الوقت بين العرض والفاتورة؟

المشكلة ليست في كتابة العرض، بل في ما يأتي بعده. عندما تكون كل خطوة في ملف أو برنامج مختلف، يظهر أكثر من خطر:

• إدخال مكرر: كل نقل يدوي للبيانات فرصة لخطأ في السعر أو الكمية أو اسم العميل.
• عروض بلا متابعة: لا أحد يعرف أي العروض خرجت للعملاء وأيها ينتظر ردًا.
• مخزون لا يعرف شيئًا: يوعد العميل بالتسليم دون أن يرى المندوب ما في المستودع.
• فاتورة متأخرة: ينتظر المحاسب أن يصله أمر البيع المؤكد.

الحل أن تعيش الدورة كلها في نظام واحد، وأن تنتقل الوثيقة من مرحلة إلى التالية بدل أن يُعاد إنشاؤها.

عرض سعر بقالب ثنائي اللغة بهوية شركتك

يبدأ العمل بعرض السعر. في سُبرة يُعدّ العرض بقالب ثنائي اللغة يحمل هوية الشركة، ويُرسل إلى العميل بالبريد أو واتساب. وتضيف إليه الشروط والأحكام الجاهزة التي تعتمدها شركتك، فلا يضطر المندوب إلى لصقها في كل عرض. وإذا كانت لديك قوائم أسعار وخصومات لكل عميل أو فئة، فيأخذ العرض السعر الصحيح من القائمة دون اجتهاد من المندوب.

طريقتان للبيع: اختر ما يناسب عملك

ليست كل الشركات تبيع بالطريقة نفسها، لذلك تتيح سُبرة من الإعدادات أن تختار الطريقة التي تناسبك:

1. عن طريق أمر البيع: عرض سعر ثم أمر بيع ثم تسليم من المستودع ثم فاتورة. وهي مناسبة للتوريد والمشاريع والطلبات الكبيرة.
2. بالفاتورة مباشرة: فاتورة واحدة تُخصم بها الكمية من المستودع فور تأكيدها. وهي مناسبة للبيع من الكاونتر والجملة والمعارض.

ويمكن للشركة أن تعمل بالطريقتين معًا، أو بالفاتورة فقط. وتجد تفاصيلها في صفحة المبيعات وإدارة العملاء في سُبرة.

من أمر البيع إلى التسليم والفاتورة

حين يوافق العميل، يتحول العرض إلى أمر بيع دون إعادة إدخال. والأمر المؤكد يجهّز التسليم من المستودع مباشرة، فيرى أمين المستودع ما يجب تجهيزه دون أن يطلب أحد منه ذلك. وبعد التسليم تصدر الفاتورة الضريبية السعودية برمز الاستجابة السريعة ورمز الريال الرسمي.

وعلى الجانب المحاسبي ينزل قيد تكلفة المبيعات تلقائيًا، فلا يحتاج المحاسب إلى قيد إضافي. وإذا عاد جزء من البضاعة فإن إشعار الدائن يعيد الكمية إلى المستودع. أما الفواتير فتُرسل إلى منصة فاتورة وتُعتمد تلقائيًا، وللتفاصيل راجع مقالنا عن ربط سُبرة بهيئة الزكاة.

كيف تراقب الدورة من لوحة المبيعات؟

تكتمل الفائدة حين يرى المدير ما يجري دون أن يطلب تقريرًا. لوحة المبيعات في سُبرة تجمع في شاشة واحدة أفضل العملاء وأفضل المنتجات والمبيعات حسب المندوب، وتحتها بطاقة بـأحدث عروض الأسعار.

في البطاقة الأخيرة يظهر كل عرض برقمه، مثل S00092، واسم العميل وقيمته. فيعرف المدير ما الذي خرج للعملاء مؤخرًا وما قيمته، ويعرف المندوب أي العروض يحتاج إلى اتصال متابعة. وكل رسم في اللوحة يُفتح بالضغط عليه لترى السجلات التي يمثلها.

وفي النظرة العامة، وهي أول شاشة تُفتح، تجد بطاقة عروض الأسعار المفتوحة في قسم المبيعات بقيمتها الإجمالية وعدد سجلاتها، بجوار إجمالي المبيعات.

عادات تقصّر دورة المبيعات

حتى مع نظام جيد، تحتاج الدورة إلى انضباط بسيط من الفريق:

• لا تغيّر العرض خارج النظام. كل تعديل في السعر أو الكمية يُسجَّل على العرض نفسه ليبقى أمر البيع والفاتورة مطابقين له.
• راجع العروض المفتوحة أسبوعيًا. العرض الذي لا ردّ عليه يحتاج إلى متابعة أو إغلاق، ولا يترك معلقًا.
• أكّد الأمر فور موافقة العميل. فيصل التسليم إلى المستودع في وقته.
• افتح الفاتورة من أمر البيع لا من الصفر. حتى تبقى البيانات متسقة بين الوثائق الثلاث.

وإذا أردت الاطلاع على بداية الدورة، أي كيف تتحول الفرصة إلى عرض، فاقرأ مقالنا عن إدارة خط المبيعات ونسبة الفوز.

الخلاصة

دورة المبيعات الجيدة هي التي تُكتب بياناتها مرة واحدة ثم تنتقل من عرض السعر إلى أمر البيع والتسليم والفاتورة. اختر طريقة البيع التي تناسب عملك، واجعل لوحة المبيعات مرجع المدير في متابعة العروض، ودع النظام يتولى القيود والتسليم. ويسعد فريق Role8 أن يعرض عليك الدورة على بيانات تجريبية قبل أن تقرر.